آموزش نرم افزار Ms Prject شرکت مایکروسافت بصورت کاملاً کاربردی

مدیریت پروژه هنر انجام بهینه پروژه است ، به عبارت بهتر بکارگیری دانش ، مهرتها و روشهایی لازم جهت اجرای فعالیتها به منظور رفع نیازهای پروژه از طریق فرآیندهای مورد نیاز (برنامه ریزی ، اجرایی ، بازنگری ،اصلاح و کنترل ) را مدیریت پروژه گویند . نرم‌افزار Microsoft Project يكی از قوی‌ترين و قديمی‌ترين نرم‌افزارهای موجود كنترل پروژه محسوب می‌شود. اين نرم‌افزار قريب به 10 سال است كه به بازار ايران وارد شده و به شكل گسترده توسط كاربران و برنامه‌ريزان پروژه مورد استفاده واقع می‌شود. مهندسان كنترل پروژه عموماً از اين نرم‌افزار به عنوان ابزاری جهت مديريت زمان پروژه‌ها استفاده می‌كنند. مايكروسافت پروجكت، عليرغم وجود برخی محدوديت‌ها و كمبودها (در مقايسه با نرم‌افزارهای مشابه) به عنوان يك نرم‌افزار كاربردی و پرطرفدار در جهان و خصوصاً در ايران روزانه مورد استفاده كاربران بی‌شماری قرار می‌گيرد.در ادامه به آموزش نرم افزار MS Project به همراه یک مثال کاربردی می پردازم .

تعاريف:
پروژه:
مجموعه اي از فعاليتها كه براي دستيابي به منظور يا هدفي خاص انجام ميگيرند.پروژه ها شامل فعاليت هايي هستند كه بايد در تاريخ هاي معين با
هزينه هاي معين و كيفيتي تعيين شده اجرا بشوند.
به طور كل هر پروژه 4 مرحله(فاز) دارد:
1-مرحله نظري : شامل يك نظريه يا فكر كه توسط شخص يا گروهي ايجاد مي شود ( مهندسين مشاور)

2-مرحله طرح و برنامه ريزي : شباهت زيادي به فاز يك دارد ولي امور برنامه ريزي و طراحي با دقت بيشتري اجرا شده و داراي جزئيات كاملتري است (ممكن است توسط همان گروه مشاور فاز يك انجام شود يا توسط گروهي ديگر)،در اين مرحله در بعضي تصميم گيري ها موافقت صاحب كار
(كار فرما) ضروري است.در اين فاز برنامه زمانبندي تهيه ميشود كه در اكثر پروژه هاي دولتي جزء لازم اسناد پيمان است.

3-محله اجرا : ر اين فاز هدف اين ميباشد كه مطابق فعاليتها با اصول و برنامه ريزي هاي صورت گرفته در فاز دوم به مرحله عمل در آيند. تهيه مصالح و تامين تجهيزات و استخدام نيروي كار بلد در امور فني ،مالي و پسنلي از وظايف اوليه در اين مرحله است كه توسط پيمانكار صورت ميگيرد.در اين مرحله ايجاد تغييراتي در طرح ضروريست كه با موافقت مشاور انجام ميشود ، در چنين شرايطي نقشه هاي نشان دهنده حالت عملي اجراي فعاليت ها (as built drawings) توسط پيمانكار تهيه خواهد شد.

4-مرحله پاياني: مرحله پاياني پروژه ها را ميتوان يك پروژه ناميد. در اين مرحله كارها بايد به گونه اي باشند كه به راحتي قابل قبول براي دستگاه نظارت و قابل تحويل به كارفرما باشند ولي در اغلب موارد پيچيدگي هاي پايان كار باعث ضرر مالي پيمانكار و خوابيدن سرمايه ي كارفرما ميشود.
وظايف مدير پروژه:
ايجاد هماهنگي لازم در اجراي فعاليت ها وبراي كار برد مناسب منابع و امكانات ، به منظور رسيدن به هدف نهايي پروژه

روش هاي برنامه ريزي:
1- نمودارهاي گانت:(gant chart)
در اين روش براي برنامه ريزي پروژه ها از يك نمودار كه محور افقي آن نشان دهنده عامل زمان (تاريخ ها) و محور عمودي آن نشانگر فعاليت هاي لازم در اجراي پروژه است.اين نمودار ساده ترين نمودار براي نشان دادن زمان آغاز و پايان فعاليتها است.
از عمده معايب اين نمودار ها اين است كه ارتباط بين تاريخهاي اجرا و تقدم و تاخر بين آنها به خوبي مشهود نيست
(نرم افزار cpm اين نمودار رو رسم ميكنه ،بعدا خواهيد ديد)
2- روش مسير بحراني (cpm)
طولاني ترين مسير غير قابل كاهش رويدادها
معمولا اين روش وقتي استفاده ميشه كه فعاليت ها قطعي و زمان نيز قطعي باشد.(cpm مسير بحراني رو هم مشخص ميكنه)

3- روش ارزيابي و بازنگري پروژه (PERt)
در اين روش رويدادهاي كليدي ( كه بايد در زمان معيني انجام شوند) مشخص مي شوند.اين روياد ها را سنگهاس مسافت نما مينامند و در تاريخهاي معين وضعيت آنها را مورد بررسي قرار ميدهند تا بدينوسيله موقعيت پروژه را از نظر ميزان پيشرفت مشخص كنند
معمولا اين روش وقتي استفاده مي شود كه فعاليت قطعي باشد و زمان احتمالي

4- روش گرافيكي بازنگري و ارزيابي پروژه (GERT)
اين روش براي پروژه هايي ابداع شد كه در آنها فعاليت هايي وجود دارد كه اجراي آنها جنبه احتمالي دارد و در شروع پروژه مشخص نيست
يعني فعاليت احتمالي و زمان قطعي باشد.
اولين كاربرد اين روش در ساخت سفينه فضايي در آمريكا بوده

اول به صورت كلي ميگم كه اصلا محيط msp چه جوريه و ما ميخوايم چي كار بكنيم تو اين نرم افزار تا به نتيجه برسيم
اگه msp 2007 رو نصب كرديد از startدر قسمت Microfoft office>ms project رو كليك كنيد تا باز شه كه محيط ي مثل تصوير زير داره

قبل اينكه سراغ منو ها بريم در تصوير بالا سلولهايي رو ميبينيد كه يه جورايي شبيه اكسل هست و اين سلولها با هم در ارتباط هستند
كاري كه ما قراره بكنيم اينه:
اول همه فعاليت هايي رو كه بايد انجام بديم تا پروژه به اتمام برسه رو ليست ميكنيم تو قسمت task name
بعد به هر فعاليت يه زمان ميديم تو قسمت Duration مثلا يه فعاليت به اسم A داريم كه 2 روز كار ميبره پس تو task name مينويسيم A و توي duration مينويسيم 2
***فعاليتهايي كه براي آنها زماني در نظر گرفته نشه يعني در اصل وقتي از ما نميگيره ولي بايد براي مرتب شدن و تقسيم بندي كار حتما نوشته شوند رو در اصطلاح milestones (مايلستون) مينامند، مثلا در پروژه احداث يك ساختمان در ابتداي سفت كاري در قسمت task مينويسيم ((شروع سفت كاري)) ولي هيچ وقتي نميگيره پس در duration صفر ميذاريم اين كار به تقسيم بندي پروژه كمك ميكنه
Start و finish هم تاريخ شروع و پايان هر فعاليت رو نشون ميده كه با توجه به تاريخ شروع پروژه هستش
قسمت بعدي predecessors هست كه در اين قسمت فعاليت پيش نياز فعاليتي كه روش كليك كنيد رو نشون ميده .اين قسمت رو بعدا بيشتر توضيح ميدم
سمت راست هم روزهاي هفته رو نوشته كه وقتي به هر فعاليت زمان اختصاص بديم نمودار گانت (كه قبلا دربارش گفتم) روي روزها و طبق تاريخهايي كه داديم رسم ميشه

الان بدون اينكه كاري به منوها داشته باشيم ميخوايم همينايي رو كه گفتم رو انجام بديم
از منوي file گزينه new رو انتخاب كنيد يه صفحه سمت چپ ظاهر ميشه ،شماblank project رو بزنيد تا يه صفحه جديد باز بشه
فرض كنيد پروژه ما اجراي پي(فونداسيون) يه ساختمانه
شروع كنيد و فعاليتهايي رو كه بايد انجام بديد تا پي يه ساخنمان اجرا بشه رو ليست كنيد در task name
من در حالت كلي اين فعاليتها به ذهنم رسيد (طبق ليست زير):

اجراي پي

كه خود ((اجراي پي)) يه فعاليت محسوب نميشه در اصل اسم اين پروژه هست و بقيه فعاليتها زير مجموعه اون ميشن
وقتي فعاليتهارو ليست كنيد مثل شكل زير :

نرم افزار به صورت پيش فرض در قسمت duration به هر فعاليت زمان ميده 1 day و تاريخ شروع پروژه هم تاريخ جاري سيستم ميشه
گفتم كه ((اجراي پي)) فقط اسم پروژست و بقيه زير مجموعه اون هستند
حالا برا اينكه اينو به نرم افزار بفهمونيم
همه فعاليتهاي زير مجموعه رو select كنيد (انتخاب كنيد) و روي علامت indent كه در تصوير زير مشخص شده كليك كنيد

بعد اينكار يه – كناره اجراي پي ميبينيد كه اگه روش كليك كنيد فعاليتهاي زير مجموع جمع ميشن و فقط ((اجراي پي)) رو ميبينيد،به شكل نموداري اون هم در سمت راست دقت كنيد كه با بقيه فرق ميكنه .

حالا به هر فعاليت يه زمان بديد،زمانهايي كه من به فعاليتها دادم طبق تصوير زير :

كه به صورت پيش فرض زمان فعاليت اصلي برابر بيشترين زمان فعاليت فرعيه كه تو اين مثال 7 روزه.
زمان شروع پروژه
حالا بايد زمان شروع پروژه رو مشخص كنيم
براي اينكار از منو ها اين ادس رو دنبال كنيد project>project information تا پنجره زير باز بشه :

ودر قسمت start date ‌تاريخ شروع پروژه و وارد كنيد كه من 18/10/2009 رو وارد كردم
بقيه قسمتهارو فعلا كاري نداشته باشيد و ok بزنيد.
وقتي ok كنيد بر ميگرديد به نماي گانت و تايخ شروع پروژه شده 18/10 ولي چون 18/10 توي تقويم نرم افزار تعطيله از روز بعدش پروژه شروع شده يعني 19/10 پس در انتخاب روز شروع دقت كنيد كه روز تعطيل نباشه
روزهاي تعطيل در تقويم رنگ خاكستري دارند، در تقويم پيش فرض كه تقوقم استاندارد (standard) نام داره روزهاي شنبه و يكشنبه تعطيل هستند،به تصوير زير دقت كنيد :

توجه:
دقت كنيد دوستان،اولين قدم معرفي تقويم هست يعني بايد اول براي نرم افزار يه تقويم تعريف كنيم و بعد اين كارهاي كه تا الان انجام داديم رو انجام بديم
 .

منابع : ncst